POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES DE REDES TERCER MILENIO SAS.
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto
Reglamentario 1377 de 2013, REDES TERCER MILENIO informa la política aplicable a
todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las
bases de datos de REDES TERCER MILENIO SAS.
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento en calidad de responsable, así
como para los encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros, quienes
deben observar y respetar esta política en el cumplimiento de sus funciones y/o
actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o
de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estrictaconfidencialidad
en relación con los datos tratados.
Cualquier incumplimiento de las obligaciones y de las políticas contenidas en este
documento debe ser reportado a rtm@rtm.com.co o por escrito y de manera presencial
en las oficinas de REDES TERCER MILENIO SAS.
1. DATOS DE IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón Social: Redes Tercer Milenio sas.
Nit: 805011332-8
Email: rtm@rtm.com.co
Sitio web: www.rtm.com.co
PBX: +57-2-5529999
Dirección: Cll. 3 bis No. 35A-21 Cali, Valle del cauca
2. MARCO LEGAL
Ley 1581 del 17 de Octubre 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la
protección de datos personales”.
Decreto Reglamentario 1377 del 27 de Junio de 2013 “Por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 1581 de 2012”
Decreto 886 de 2014
Circular Externa No. 2 del 03 de Noviembre de 2015
Decreto 090 del 18 de Enero de 2018 de la SIIC
3. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo
el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable,dirigida
al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa
acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento
que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni
publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a
cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero
y crediticio.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para
el titular.
Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, lapertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos
de oposición, así como los datos relativos a la salud, a lavida sexual, y los datos
biométricos.
Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
mismos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier
documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan,
adquieran, transformen o controlen.
Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del
tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.
Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un
sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado
o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podráser negado
o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los
derechos particulares o privados consagrados en la ley.
Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un
sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por
daño a intereses públicos.
Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Datos abiertos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en
formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cualesestán
bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas
y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones,
con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
4. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la
complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los
siguientes principios rectores:
PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: El tratamiento de datos personales estará sujeto a la
aplicación de las disposiciones legales vigentes que rijan dicho proceso y demás derechos
fundamentales conexos.
PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de
acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo
con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no
podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausenciade mandato
legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del
titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en
cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que
le conciernan.
PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de
la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas
autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales,
salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable
para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados
conforme a la ley.
PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por REDES TERCER
MILENIO LTDA, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas
que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas y cada una de las personas que intervienen
en el Tratamiento de datos personales, se comprometen a conservar y mantener de
manera estrictamente el carácter confidencial de dichos datos; así mismo se
comprometen a no revelar a terceros la información, o parte de ella, recopilada dentro
del ejercicio de sus funciones.
5. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES RECOLECTADOS
La finalidad con la que se efectúa la recolección de datos personales y tratamiento de
los mismos por parte de REDES TERCER MILENIO LTDA. son propios del desarrollo del
objeto social y comprende solicitar datos personales para:
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y
trabajadores, incluido el pago de obligaciones contractuales.
b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos
d) Evaluar la calidad del servicio
e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo
f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto
(SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación
creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los
productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con
el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo
campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados
por REDES TERCER MILENIO LTDA.
g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
h) Registrar la información de empleados y/o socios (activos e inactivos).
Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los
propósitos aquí señalados, y, por tanto, REDES TERCER MILENIO LTDA. no procederá a
vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:
a) Exista autorización expresa para hacerlo.
b) Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios
encomendados.
c) Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos.
d) Sea requerido o permitido por la ley.
REDES TERCER MILENIO SAS. podrá subcontratar a terceros para el procesamientode
determinadas funciones o información, cuando efectivamente se subcontrate con
terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información
personal a terceros prestadores de servicios, REDES TERCER MILENIO SAS, advierte a
dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas
de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se
solicita que no se divulgue la información personal a otros.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a REDES TERCERMILANIO
SAS. Este derecho se podrá ejercer también, frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a REDES TERCER MILANIO SAS para el
tratamiento de sus datos personales.
c) Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa solicitud
elevada a través de los canales de servicio.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el
tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y
legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento
7. DEBERES DE REDES TERCER MILANIO LTDA
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos
que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto
de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas
necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del
titular.
k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a
los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
titulares.
m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio sobre el tema en particular.
n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de
conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o) REDES TERCER MILANIO SAS hará uso de los datos personales del titular solo para
aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en
todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
8. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
REDES TERCER MILANIO SAS no está obligado a realizar el registro de las bases de datos
que posea la compañía ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), de acuerdo
con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno
Nacional (Decreto 090 del 18 de Enero de 2018 de la SIIC)
9. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos
personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual
deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
REDES TERCER MILENIO SAS. en los términos dispuestos en la Ley generará un avisoen
el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los
datos personales a través del correo electrónico rtm@rtm.com.co
Medio y manifestaciones para otorgar la autorización: La autorización puede constar en
un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier
otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo
técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía
clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no
haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y
almacenados en la base de datos.
10. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a
las siguientes personas:
a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes
legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o
por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
11. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y
PETICIONES
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en
debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad,
la solicitud se dará por no presentada.
CONSULTAS:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular
que repose en REDES TERCER MILENIO SAS., quien suministrará toda la información
contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará a través del correo rtm@rtm.com o por escrito y de manera
presencial en las oficinas de REDES TERCER MILENIO LTDA., con la siguiente
información:
a) El nombre y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo
electrónico, dirección de residencia.
b) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el
titular busca ejercer alguno de los derechos.
d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los
datos personales.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a
partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la
demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso
podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECLAMOS
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base
de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán
presentar un reclamo ante REDES TERCER MILENIO SAS. por correo electrónico
rtm@rtm.com.co o por escrito y de manera presencial en las Oficinas de REDES TERCER
MILENIO SAS. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a REDES TERCER MILENIO SAS.
con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la
dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo
resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a
la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)meses desde
la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea
competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo
de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
b) Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo
en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha
etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados
a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y
la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho
(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ACTUALIZACIÓN y RECTIFICACIÓN DE DATOS
REDES TERCER MILENIO SAS. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la
información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el
procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará lasolicitud
al correo electrónico rtm@rtm.com.co o por escrito y de manera presencial enlas oficinas
de REDES TERCER MILENIO SAS., indicando la actualización, rectificacióny supresión del
dato y aportará la documentación que soporte su petición.
SUPRESIÓN DE DATOS.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a REDES TERCER MILENIO SAS.
la supresión (eliminación) de algunos o todos sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios,
deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recolectados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los
que fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo
con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos
realizados por REDES TERCER MILENITO LTDA. Es importante tener en cuenta que el
derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del
mismo cuando:
a) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un
deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la
actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del
titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una
obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, TECNOLOGIAS
ISYSCOL SAS debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación
no permita la recuperación de la información.
QUEJA
El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y
Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante REDES TERCER
MILENITO LTDA., de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado.
12. AVISO DE PRIVACIDAD
Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de manera
directa para las siguientes finalidades relacionadas con el objeto social y propósitos de
REDES TERCER MILENIO SAS.
a) Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios y demás
actividades propias de SAS como empresa prestadora de servicios,
b) Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los ofrecidos por la
Empresa.
c) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y
empleados.
d) Informar sobre cambios de los servicios de la Empresa.
e) Evaluar la calidad del servicio.
Se les informa a los titulares de información que pueden consultar la política para el
tratamiento de datos personales recogida, así como los procedimientos de consulta y
reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta,
rectificación, actualización y supresión de los datos, a través de la página web
http://www.rtm.com.co
13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
REDES TERCER MILENIO AS. solicita los datos necesarios para la vinculación de
funcionarios, para la prestación de servicios e interacción con sus clientes, para la
contratación de servicios, así como aquellos requeridos por el gobierno para el proceso
de facturación y pago. En algunos casos, puede solicitar información adicional ysensible
la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato.
Una vez obtenidos los datos, REDES TERCER MILENIO SAS está comprometido en
efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases
de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar,
modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. Para este fin, cuenta con
protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y
procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. El acceso a
las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y
colaboradores. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la
confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los
lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.
14. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA PRESENTE POLÍTICA
REDES TERCER MILENO SAS se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento,
de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales,
todo dentro del marco legal. Cualquier cambio será publicado en la página
http://www.rtm.com.co